Dlouhodobé uchovávání elektronicky podepsaných elektronických dokumentů

Autor: 
Vít Lidinský, Ivana Švarcová

DUEL je poetickou zkratkou problematiky dlouhodobého uchovávání elektronicky podepsaných elektronických dokumentů. Tato problematika je pro dnešní informatiky jedním z hlavních úkolů k řešení. Pro mnoho uživatelů „elektronického styku“ je totiž právě problematika dlouhodobého uchovávání brzdou zavedení e-fakturace, elektronického zadávání veřejných zakázek, e-governmentu apod.

 

Bez problémů lze dnes mnoho administrativních úkonů realizovat čistě elektronicky, a to jak směrem do státní správy, tak i mezi komerčními subjekty. Přispělo k tomu mnoho zákonných norem, např. zákon o veřejných zakázkách (č. 137/2006 Sb.), novela zákona o dani z přidané hodnoty (č. 322/2003 Sb.), zákon o svobodném přístupu k informacím (č. 106/1999 Sb.) a další. To ovšem nestačí. Otázkou, kterou si položí každá právnická či fyzická osoba, je: "Jak dokumenty v elektronické podobě uchovám? Jak zajistím jejich dostupnost a čitelnost při finanční kontrole za 10 let? Jak prokáži, že jsem nemovitost opravdu koupil před 50 lety?" Na tyto a další otázky se budeme snažit odpovědět v tomto článku.

Každý zákonodárce dnes v případě potřeby dlouhodobého uchovávání elektronicky podepsaných elektronických dokumentů vkládá do právního předpisu odkaz na zákon o archivnictví (č. 499/2004 Sb.). Je to zcela správně, zákonodárci ani nic jiného nezbývá. Jedná se o problematiku, která do zákona o archivnictví patří a gesčně spadá pod Ministerstvo vnitra.

 

Při pečlivém studiu tohoto zákona najdeme zmínku o elektronických dokumentech celkem dvakrát. Poprvé v § 2 písm. d), který uvádí, že dokumentem je každý písemný, obrazový, zvukový, elektronický nebo jiný záznam. Toto ustanovení lze označit za správné a dostatečně nadčasové. Druhou zmínkou je § 8 odst. 8 prováděcího právního předpisu (vyhláška č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby), kde se dočteme toto: "Dokument v digitální podobě musí být zapsán ve formátu, který zaručí jeho neměnnost a umožní jeho následné čtení. Pokud tuto podmínku nemůže původce zabezpečit, převede takové dokumenty do analogové formy odpovídající době jejich vyřízení a opatří je náležitostmi originálu, a to nejpozději před jejich zařazením do skartačního řízení."

 

Rozhodně můžeme říci, že toto ustanovení by bylo možné formulovat i lépe. Jeho podoba v současné době není vyhovující a hlavně je obtížně realizovatelná. Jisté je, že formát, který by zaručil neměnnost a umožnil následné čtení dokumentu (po „neomezeně“ dlouhou dobu), dnes nemáme k dispozici. A i kdybychom ho měli, ukáže to až další vývoj. Zbývá tedy druhá možnost, převedení do analogové podoby. Je jedno, za jak dlouho od vytvoření dokumentu bude probíhat skartační řízení, stačí i jediný den na to, aby osoba, která měla oprávnění podepsat dokument v elektronické podobě a učinila to, zemřela, odjela do Karibiku, byla odvolána nebo rezignovala. V tom případě dokument náležitostmi originálu opatřit nelze. Navíc je problematika tohoto ustanovení umocněna i tím, že skartační řízení probíhá za značně dlouhou dobu od vzniku elektronického dokumentu (zpravidla 10 let).

Text ke stažení: